Belangrijke info over de verplichte e-facturatie vanaf 1 januari 2026

Samenvatting:
Vanaf 1 januari 2026 wordt elektronische facturatie verplicht voor bijna alle transacties tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen (B2B). De beschrijving van het wetgevend kader en de verschillende softwarecomponenten die hiervoor nodig zijn kan je hieronder terugvinden.

Concreet:
Ondernemingen die al over software beschikken om de verkoopfacturen te maken, controleren best of deze voldoet om gestructureerde elektronische facturen te versturen. Zo niet, dan kan je best beginnen uitkijken naar andere software of extra software inschakelen om die facturen te kunnen versturen. Aan de aankoopzijde dienen ondernemingen zich voor te bereiden om diezelfde gestructureerde elektronische facturen te kunnen ontvangen van hun leveranciers. Al die documenten moeten ook in de boekhouding geraken en daarom is het aangewezen om samen te bekijken hoe dit op een efficiënte manier kan gebeuren. We raden sowieso aan om tijdig te beginnen met de nodige aanpassing van de bedrijfsprocessen.

Peppol, verplichte e-invoicing, access points, service providers, unieke identicator, facturatiesoftware, XML, UBL, … De technische termen vliegen je om de oren en het gonst van geruchten dat er iets staat te gebeuren omtrent de aankomende nieuwe verplichtingen voor elektronische facturatie. Omdat er nogal wat onduidelijkheid heerst, geven we in dit document een overzicht van wat er voor de deur staat en wat al die vreemde nieuwe benamingen nu precies betekenen.

1. Wetgevend kader

Vanuit Europa is besloten dat elektronische facturatie vanaf 2028 de norm is. Voor een zeldzame keer opteert de Belgische wetgever ervoor dit proces te versnellen: vanaf 1 januari 2026 wordt e-facturatie in veel gevallen verplicht. De achterliggende reden is de zogenaamde btw-kloof: in de verschillende EU-lidstaten wordt al jarenlang minder btw geïnd door de overheden dan verwacht. De redenen daarvoor zijn uiteenlopend: van (onbedoelde) fouten in de bedrijfsadministratie over faillissementen tot regelrechte fraude. In een aantal landen waar de elektronische facturatie al is ingevoerd, werd al snel een gevoelige daling van de btw-kloof vastgesteld. Daarom wordt het systeem nu in de hele EU uitgerold.

2. Voor wie wordt het verplicht?

Naast de goede oude papieren factuur is het vandaag de dag gebruikelijk om facturen als een pdf-bestand per e-mail te versturen. Wat velen niet weten, is dat je tegenwoordig ook al volwaardige elektronische facturen kan doorsturen. Hieronder leggen we uit wat het verschil is tussen een pdf-bestand mailen en een gestructureerde elektronische factuur doorsturen. Bij facturatie aan bepaalde overheden is een elektronische factuur nu al vaak verplicht, terwijl dit tussen ondernemingen nog op vrijwillige basis gebeurt. Vanaf 1 januari 2026 komt daar verandering in.

Vanaf 1 januari 2026 wordt de gestructureerde elektronische factuur dus verplicht voor bijna alle handelingen tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen (B2B). Volgens de huidige wetgeving zijn er wel een aantal belangrijke uitzonderingen waarvoor deze verplichting niet geldt:

  • Verkopen aan particulieren (via dagontvangsten of niet-elektronische facturen).
  • Verkopen aan buitenlandse ondernemingen zonder Belgisch btw-nummer. Het is waarschijnlijk dat dit in de toekomst ook verplicht zal worden.
  • Verkopen die zijn vrijgesteld van btw volgens art. 44 van het btw-wetboek. De meest gekende activiteiten die daaronder vallen zijn diensten van verzekeringsmakelaars en banken, medische prestaties, onderwijs, jeugdzorg, gehandicaptenzorg, bejaardenzorg alsook de verkoop, verpachting en verhuur van onroerende goederen, …

De aandachtige lezer kan opmerken dat er dus een aantal ondernemingen zijn die wel onder de verplichting zullen vallen, ook al verwacht je dat misschien niet meteen:

  • Gemengd btw-plichtige ondernemingen: bijvoorbeeld een kinesist die een behandelruimte ter beschikking stelt of een school die een ruimte verhuurt voor een korte periode, telkens aan een btw-plichtige afnemer.
  • Volgens de huidige wetgeving is er geen uitzondering voor ondernemingen die onder de btw-vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen vallen (= btw-omzet kleiner dan € 25.000 per jaar). Een voorbeeld hiervan is een school die wekelijks een ruimte verhuurt gedurende 2 uur voor yogalessen en daar per jaar minder dan € 25.000 voor ontvangt. Deze school valt vandaag doorgaans onder die vrijstellingsregeling en rekent geen btw aan. Dat blijft zo, maar in de toekomst zal de school wel een gestructureerde elektronische factuur moeten opmaken.
3. Het Peppol-proces toegelicht

Tot nu toe hebben we vooral de verkoopkant bekeken, maar … it takes two to tango. Zelfs als je uitsluitend aan particulieren verkoopt, moet je in staat zijn om de gestructureerde elektronische facturen van je Belgische leveranciers te ontvangen. Hoe dat precies in zijn werk gaat, wordt hieronder beschreven, maar laten we eerst een aantal termen verduidelijken.

3.1. Wie, wat, hoe?

Op de onderstaande tekening zijn de belangrijkste spelers afgebeeld die vereist zijn in het Peppol-verhaal. We overlopen ze even.

e-facturatie peppol

Peppol staat voor Pan-European Public Procurement Online en is een gesloten netwerk dat gebruikmaakt van het internet en waarmee je digitale zakelijke documenten zoals facturen veilig kan versturen. Anders gezegd kan je Peppol beschouwen als een soort digitale postbode die (bijna) alleen facturen kan rondbrengen tussen erkende digitale postkantoren. Voor de duidelijkheid: die postbode levert dus geen facturen af aan huis, maar enkel tot in het juiste digitale postkantoor waar jouw onderneming geregistreerd is.

Een Access Point is een erkend knooppunt op het Peppol-netwerk van waaruit digitale facturen kunnen worden verzonden en ontvangen. In België zijn er momenteel een dertigtal actief en dit aantal blijft toenemen. In ons voorbeeld kan je een Access Point beschouwen als een digitaal postkantoor dat geen sluitingsuur kent. Als onderneming kan je verschillende Access Points gebruiken om je facturen te versturen, maar je kan er slechts één hebben om je facturen te ontvangen. De overheid gebruikt zelf ook een Access Point en ontvangt automatisch een kopie van alle facturen die het netwerk passeren.

Om je te registreren bij een Access Point heb je een Unieke Identicator nodig. In België wordt daarvoor je ondernemingsnummer of btw-nummer gebruikt. Die Unieke Identicator is te vergelijken met je thuisadres dat je koppelt aan een Access Point zodat het Peppol-netwerk weet waar je facturen naartoe moeten. Elke onderneming krijgt bij de inschrijving in de kruispuntbank niet alleen een ondernemingsnummer toegekend, maar ook automatisch een Unieke Identicator. Je kan die opzoeken via directory.peppol.eu/public.

Een Service Provider is de verbinding tussen ondernemingen en hun Access Point(s). De meeste Access Points zijn tegelijkertijd ook Service Provider. Als je al facturatiesoftware hebt, kan deze optreden als Service Provider om je facturen bij het Access Point te krijgen. In ons voorbeeld kan je de Service Provider vergelijken met een koerier die je facturen van en naar het digitale postkantoor zonder sluitingsuur brengt en ophaalt. De meeste Access Points hebben zelf zo’n koerierdienst, maar laten even goed andere koeriers toe.

In de enveloppe die je meegeeft aan de koerier past enkel een gestructureerde elektronische factuur. Deze term valt uiteen in twee afzonderlijke onderdelen die we apart toelichten: gestructureerd en elektronische factuur.

Er is gekozen voor de XML-standaard om een zekere vaste structuur in het document te waarborgen. Deze XML-standaard kan je beschouwen als een set afspraken waaraan het document moet voldoen. Het zorgt ervoor dat computers het document op een eenduidige manier kunnen interpreteren. Het is een vrij eenvoudige set van regels. Hieronder zie je een voorbeeld van hoe zo'n XML-document eruitziet.

Op zich niet echt spectaculair, maar het stelt een computerprogramma in staat om binnen de Colors op zoek te gaan naar Color2 en daarvoor de waarde Blue uit te lezen.

De UBL-standaard bouwt voort op de XML-standaard en definieert welke elementen een digitale factuur bevat. Het is dus een set van afspraken over hoe je informatie over de klant of leverancier uit een XML-bestand haalt, waar het factuurtotaal staat, hoeveel btw er wordt gerekend, …

Een UBL-bestand is dus een bestand met de extensie .xml dat volgens de afgesproken regels de informatie van een digitale factuur bevat. Het eerste deel van zo’n UBL-factuur ziet er concreet als volgt uit:

Computerprogramma’s zijn hier dol op, en met wat inspanning vind je zelf dat de leverancier in dit voorbeeld My Supplier Company N.V. is, met het btw-nummer BE000.000.196, maar echt aangename lectuur is het niet.

e-facturatie ubl peppol

Gelukkig biedt de UBL-standaard ook de mogelijkheid om een bijlage op te nemen in het XML-bestand. In het voorbeeld hierboven is dat die lange onbegrijpelijke reeks letters en cijfers:

e-facturatie ubl peppol

De software van je Service Provider kan die omzetten van en naar bijvoorbeeld een pdf-bestand met alle nodige toeters en bellen om de informatie te presenteren in een lay-out die voor ons wel duidelijk leesbaar is. Op die manier bevat een UBL-factuur alle informatie die zowel voor mens als machine begrijpelijk is.

Zoals eerder vermeld, vervullen de meeste Access Points ook de rol van Service Provider en kan je via die weg UBL-facturen opmaken. Je kan ook aparte Facturatiesoftware gebruiken indien deze een koppeling voorziet naar een Access Point. Om praktische redenen zal het niet meer mogelijk zijn om zelf facturen in Word of Excel op te maken en deze op magische wijze via het Peppol-netwerk aan je professionele klanten te bezorgen. Er moet immers een omzetting naar een UBL-factuur gebeuren, en daar is vrijwel altijd facturatiesoftware voor nodig.

3.2. Aankoopfacturen ontvangen

In de Aankoopcyclus maakt je leverancier een factuur op met zijn facturatiesoftware. Waar het vroeger gebruikelijk was om die af te drukken of als pdf-bestand per e-mail te versturen, maakt de facturatiesoftware van die factuur nu een XML-bestand dat voldoet aan de UBL-specificaties. Zo ontstaat een gestructureerde elektronische factuur. De facturatiesoftware vervult daarbij de rol van Service Provider (= koerier) en stuurt de factuur naar het Access Point (= het digitale postkantoor zonder sluitingsuur).

Het Access Point plaatst de factuur vervolgens op het Peppol-netwerk, dat een kopie aan de overheid bezorgt en natuurlijk ook aan het Access Point van jouw onderneming als ontvanger van de factuur. In ons voorbeeld kan dat perfect twee keer hetzelfde Access Point zijn, als je leverancier toevallig voor hetzelfde Access Point heeft gekozen als jouw onderneming.

In plaats van 's ochtends je fysieke brievenbus leeg te maken of je e-mail te controleren, zal je via je eigen Service Provider verbinding moeten maken met je Access Point om te zien of er nieuwe aankoopfacturen zijn. Afhankelijk van de functionaliteiten van je Service Provider kan je de facturen daar ook klaarzetten voor betaling, archiveren, enzovoort.

De meeste boekhoudpakketten kunnen (uiteraard mits toestemming) ook connecteren met je Service Provider, zodat deze documenten netjes doorstromen. Afhankelijk van de interne organisatie van je onderneming kunnen de facturen ook daar worden goedgekeurd, betaald, geboekt, …

3.3. Verkoopfacturen versturen

In de Verkoopcyclus verloopt het proces ongeveer hetzelfde, maar dan omgekeerd. Met je facturatiesoftware stel je een verkoopfactuur op. In plaats van die af te drukken of als pdf-bestand door te mailen, zet de facturatiesoftware de verkoopfactuur om in een gestructureerde elektronische factuur en verstuurt deze als Service Provider via het Access Point over het Peppol-netwerk naar de ontvanger (plus een kopie naar de overheid).

Je btw-plichtige klant haalt de factuur vervolgens binnen naar zijn onderneming via zijn eigen Access Point en Service Provider. Voor particuliere klanten is er nog geen dergelijk systeem en daar blijven we (voorlopig) nog werken met dagontvangsten, afgedrukte facturen of doorgemailde pdf-bestanden.

4. Concrete toepassing

Nu de verschillende puzzelstukjes op tafel liggen, ontstaat natuurlijk de vraag hoe je deze best in elkaar past voor jouw onderneming. Elke onderneming is anders, en bovendien is het softwarelandschap nog volop in beweging, waardoor het niet eenvoudig is om keuzes te maken. De overheid probeert een overzicht te bieden via de volgende website: efactuur.belgium.be/nl/article/software-oplossingen-voor-het-verzenden-ontvangen-en-verwerken-van-elektronische-facturen.

Omwille van de zware technische vereisten verwachten we dat er uiteindelijk een relatief klein aantal Access Points zal overblijven, terwijl een veelvoud aan Service Providers zal ontstaan. Op beide niveaus zal naar verwachting een concurrentiestrijd ontstaan om abonnees te werven en marktaandeel te veroveren. Dat zal aanvankelijk chaos veroorzaken op de softwaremarkt, waarna grotere spelers waarschijnlijk kleinere aanbieders in het algemene marktsegment beginnen over te nemen. Tegelijkertijd zullen nichemarkten ontstaan met een beperkt aantal zeer gespecialiseerde spelers.

Afhankelijk van de interne organisatie zijn dan verschillende oplossingen mogelijk:

4.1. Je hebt zelf al specifieke software

Indien jouw onderneming al over facturatiesoftware beschikt is het van belang na te gaan of deze kan optreden als Service Provider. Is dat het geval, dan kan je de software gewoon blijven gebruiken. Zo niet, dan kan je overwegen over te stappen naar andere software die deze functie wel ondersteunt, of extra software inschakelen tussen de facturatiesoftware en een externe Service Provider. Dat laatste klinkt misschien complex, maar het komt vaker voor dan je denkt.

In veel ondernemingen is de verkoopfactuur vandaag de uitkomst van een vrij complexe stroom vanuit een productieproces met samengestelde onderdelen, voorraadaanpassingen, prijscalculatie, … Soms is dat wat verouderde, maar robuuste software die je niet zomaar vervangt. In deze gevallen is het eenvoudiger om de output van die software (de factuur) om te zetten in een UBL-factuur in plaats van de software zelf te vervangen.

Aan de andere kant is de aankoopfactuur in veel gevallen het startpunt van een controlecyclus waarbij de factuur vergeleken moet worden met een bestelbon. Vooraleer de factuur zomaar te aanvaarden moeten vaak prijzen en aantallen gecontroleerd worden. Daarnaast gebeurt de betaling van de factuur mogelijk door iemand anders dan de persoon die de inhoudelijke controle doet. Als je al software in je onderneming hebt om deze processen te ondersteunen, is het verstandiger om deze te behouden en via een tussenstap te koppelen aan software die facturen ophaalt bij het Access Point. De standaardsoftware van de Service Providers houdt voorlopig nog weinig rekening met dit soort specifieke processen. Vanuit dat oogpunt kan het dus sowieso nuttig zijn om extra software in te schakelen om de goedkeurings- en betalingscyclus van facturen goed te beheren.

4.2. Je hebt zelf nog geen specifieke software

Als je nog geen facturatiesoftware hebt die UBL-facturen kan maken en/of ontvangen, ga je min of meer verplicht zijn om hier tegen uiterlijk 1 januari 2026 toch voor te zorgen.
Hieronder vind je enkele criteria om een keuze te maken tussen de verschillende aanbieders.

  • Verkoopcyclus
    • Welke documenten: enkel facturen of ook offertes, bestelbonnen en aanmaningen?
    • Kan je een eigen lay-out gebruiken?
    • Kan je klanten, producten, prijzen, … hergebruiken?
    • Verzendingsmogelijkheden: per post, e-mail, Peppol?
    • Mogelijkheden voor dagontvangstenboek voor contante verkopen?
    • Verschillende btw-tarieven en bijzondere btw-regelingen, kortingen, …
  • Aankoopcyclus
    • Ontvangstmogelijkheden: Peppol en voorlopig nog pdf via e-mail in de overgangsperiode?
    • Verwerking van bonnetjes via scan of smartphone?
    • Factuurherkenning indien nog geen Peppol?
  • Betalingen
    • Integratiemogelijkheden met banksoftware om inkomende betalingen op te volgen en toe te wijzen?
    • Mogelijkheid om betalingsbestanden aan te maken voor selectie van aankoopfacturen?
    • Overzicht betaalstatus van verkoop- en aankoopfacturen?
    • Is er een kasboek?
  • Integraties
    • Hoe kan je gegevens in en uit het pakket krijgen: enkel via manuele input, import/export of ook rechtstreeks met andere software (via een API)?
    • Met welke boekhoudpakketten is er een koppeling en hoe verlopen deze precies?
    • Hoe krijgt je accountant toegang tot de gegevens?
  • Archief
    • Hoe lang worden de documenten bijgehouden?
    • Kan je eenvoudig zoeken op datum, klant, leverancier, … om een document terug te vinden?
    • Wat gebeurt er met het archief wanneer je de licentie opzegt: kan je het downloaden, is er een mogelijkheid om toegang tot het archief te krijgen zonder dat er nieuwe documenten bijkomen?
  • Prijs
    • Wat is de prijs per document en hoe verloopt de afrekening?
    • Hoe eenvoudig kan je de licentie opzeggen (let op voor lange opzegtermijnen, opzegvergoedingen, …)?
5. Conclusie

Tegen 1 januari 2026 moet elke onderneming die aan btw is onderworpen actie ondernemen om uiterlijk vanaf die datum volledig digitaal facturen te versturen en ontvangen via het Peppol-netwerk. Die datum lijkt nog veraf, maar vooraleer iedereen de nodige aanpassingen heeft gedaan is er al snel een jaar voorbij. Indien iedereen wacht tot het najaar van 2025, wordt het ongetwijfeld chaotisch. Er op tijd aan beginnen is dus de boodschap. Overleg zal nodig zijn om dit traject vlot te doorlopen.

Ongetwijfeld heb je nog veel vragen over de beste aanpak voor jouw specifieke situatie.
Aarzel niet om ons te contacteren en dan bekijken we graag samen hoe we deze harde noot het best kunnen kraken.

© 2025 Manacc bv · BE 0439.641.315